《搞定一切,還有時間玩》筆記


書名:搞定一切,還有時間玩
作者:馬克.佛斯特
譯者:鄭文琦

這本書講的是如何管理自己的時間和工作。作者從心理層面的角度來剖析為什麼人們常常都是臨時抱佛腳,拖到最後才焦急地熬夜趕工。是啊!如果不從心理層面著手,光只知道怎麼用 Outlook 或行事曆,最後還是一樣堆了一堆做不完的工作。

以下是一點筆記:

專注,是工作效率提升的原動力。

拖延,因抗拒做某件重要的事,而忙著處理其他瑣碎工作。藉著忙碌的假象來減輕拖延的罪惡感,為拖延找理由。但事情拖到後面,往往形成巨大的壓力而不得不去面對,最終演變成臨時抱佛腳,拼了命趕進度。如此反覆循環,永遠無法從容把事情做完。

越是拖延,阻力會越大,威脅也越大。我們應該要在壓力小的時候就採取行動--也就是壓力剛形成的時候。

我們常在下意識裡先去做那些阻力較小的事情,因為它們會讓我們有藉口逃避處理那些具挑戰性與更大阻力的事情。殊不知後者才會帶給我們人生與工作真正有突破性的進展(就好像「黑天鵝效應」,真正對我們的生活有重大影響的,是那些極端事件,而非經常出現的瑣事。

問自己:「你的時間值多少錢?」如果花一個小時去做某件事,你覺得值得花費你的專注力去做那件事嗎?

抗拒的症狀
  • 拖延
  • 時間常花在處理瑣事與簡單工作上
  • 常做讓自己分心的事
  • 注意力經常分散
  • 有焦慮感
  • 經常出現危機與緊急狀況
  • 不想別人插手幫忙
如何克服抗拒
  • 在抗拒形成阻力前採取行動。
  • 將大型任務拆解成幾個小步驟。
  • 增加不去做的痛苦(刻意增加不便性)。
  • 建立良好的習慣,盡量主動完成任務。
勇敢說不
  • 「效率第一」策略的風險在於,我們極可能將省下來的時間拿去做更多瑣事。
  • 學習時間管理的第一步,就是想辦法減輕手邊已有的負擔。
  • 說「不」時,口氣要婉轉,不要聽起來像被激怒或騷擾似的。
  • 永遠不要找藉口。如果找一些藉口,你會發現你再替自己辯護。
  • 可以這麼說:「我很感激你的請託,但這件事目前無法排入我的優先順序。」或者「我目前正在專心做我的新計畫。」你的理由越平常,對方就越不會質疑。
  • 如果是老闆要求,則可以說:「我手邊還有正在處理的工作,你希望我先暫緩處理哪些,然後優先處理這件工作?」
方法
  • 使用 checklist。把所有大小事情(包括接電話、回覆 email 等)都列在清單上,做完就馬上槓掉。詳細列出所有事項可以協助思考有哪些工作要做,詳細記錄已經做的事項,可供事後檢視自己一天當中的時間都花在哪些事情上。
  • 區分重要性,已決定優先順序。
  • 將資料分門別類,方便查找。
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