Scott Hanselman 提高生產力的秘訣

摘要:整理 Scott Hanselman 建議的幾個提高生產力的秘訣。

我看了 Hanselman 2012  年演講的影片:It's not what you read, it's what you ignore,覺得很實用,很有趣,忍不住敲了一些字句到電腦裡。然後,又陸續再腦補敲進一些自己的想法,就成了這篇筆記。

由於是一邊看 Youtube 影片一邊整理,自然有揀選,有遺漏,也有添加。如果時間允許,建議還是看一下影片。另外,Hanselman 的部落格也有一篇文章完整介紹他提高生產力的秘訣:Scott Hanselman's Complete List of Productivity Tips

以下是我的筆記。

Just Do It!

想不出來要寫什麼,不知道怎麼寫比較好時,就只管動手寫。不要管寫得好不好,先讓你的手動起來。

少即是多

"The less you do, the more of it you can do."

你做的越少,你能做的就越多。

擔心自己沒那麼好

Hanselman 說他自己也曾有 phony 情結,也就是擔心自己沒有別人說的那麼高竿,擔心老闆或同事總有一天會發現自己的能力也不過就這樣,擔心自己努力不夠。

這種心情,每個人或多或少都有過。甚至經常如此。於是,「下了班之後,回到家,煮完晚餐哄完孩子上床,晚上十點之後開始獨自在電腦面前工作,直到凌晨兩點。我知道你們都這麼做,而且不讓朋友知道。但你知道你的朋友也都這麼做,因為你可以從即時通訊軟體所顯示的聯絡人清單上看到,凌晨兩三點了,好幾個聯絡人姓名前面還是綠色的圈圈,心想:『好樣的,你們這幾個竟然也….』。同時,你對那些狀態顯示離線的人有點不爽,因為他們早已睡了。然而你對自己說:『可以的,我只要再加把勁,沒問題的,我的職業生涯會一切順利。』可是,我的朋友啊,『希望並非解決問題之道。』光是希望,並沒有辦法改善現狀。」

欲改善現狀,需要應對策略。首先,我們得區分兩個名詞:成效(effectiveness)和效率( efficency)。

成效與效率

Effectiveness is doing the right things.
Efficiency is doing things right.

成效來自於做對的事;效率則是把事情做對,只管照著既定方向盡快前進。

應在適當的時間選擇做對的事情,然後在來關注如何提升效率。

任務分級

Hanselman 提到  Getting Things Done 分類的三種工作

  • 預先計畫的工作。
  • 隨時出現的工作。例如臨時的電話、e-mail。
  • 思考該做什麼的工作。亦即評估與決定哪些工作要如何處理。
以及處理工作的四種方式(四個 D):
  • Do it(自己做)
  • Drop it (不管它)
  • Delegate it (交給別人處理)
  • Defer it (延後處理)

把它們跟 Stephen Covey 的四個象限結合之後,便得到如下圖的工作分級(triage)與應對策略:

圖片來源:http://olivergearing.com/get-your-priorities-right-part-two-the-important-vs-urgent-matrix/

Hanselman 在投影片中舉例,有些臨時出現卻不得不趕緊處理的事情(如小孩要出生了)屬於 Q1;專案類型的任務屬於 Q2;即時訊息、測試、電子郵件等事項屬於 Q3;推特、臉書、網路新聞這些則屬於 Q4。

像推特、臉書這類活動,就像嗑藥一樣讓人上癮——每個幾分鐘就把訊息板往下拉一下,若看到有新訊息進來,就好像身心頓時舒暢了一下。但過一會兒若不再回來更新一下,又覺渾身不對勁。像這了與提高生產力無關的活動,在工作的時候應該別去碰它。學習捨棄,才能獲得更多(生產力)。

適時說不

當上司不斷交辦工作,而你發現很可能無沒在時程內做完時,必須主動提出來。例如:「老闆,我沒辦法同時完成這三件工作,你希望哪兩樣先完成?」甚至於,如果你覺得當中大有問題,例如不合理、不可行之處,也要基於專業的立場明確說出來

如果你覺得不太對勁,可能做不完,卻沒說出口,暗自打算晚上或假日加班,那麼你就等於是在告訴上司:「我的私人生活不重要,家庭也不重要,你可以盡量占用我的時間。」

如果你不尊重自己的時間,等於在向別人釋放一個訊息:你隨時可以找我,我隨時隨地為您服務。於是,你的私人時間就會逐漸被吃掉。於是,你再也沒有時間和力氣去磨利鋸子。

克服拖延

看著待辦清單越來越長,越覺得不可能做得完,乾脆把這清單丟在一旁,不再看它。我自己也常常這樣。

可是拖延到最後一刻,終於還是得面對現實。但此時往往火燒屁股了,又得熬夜加班趕工。這當然不是好習慣。

Hanselman 建議,先別去看那個落落長、令人喪氣的待辦清單,而是從每天一開始就只先列出你打算在今天能夠完成的三件事。三件就好。

然後,試著把範圍擴大到一個星期,想想這個星期內,你想完成哪些事。然後試著再放大到一整年…

星期五下班前,回顧一下本周完成了哪些工作。

處理 E-mail

Hanselman 認為郵件篩選規則和郵件匣階層別弄得太複雜,否則乍看好像分類得清清楚楚,實際上卻不怎麼好用,可能常常找不到需要的郵件。他建議分成這幾種就夠了:
  • 收件匣:寄給我的信件。
  • 收件匣 - CC:副本抄送給我的信件。
  • 收件匣 - 外來信件:公司之外的人寄給我的信。
  • 上司(三層):往上三層的主管來信。
  • 大型郵件:夾帶大型檔案的郵件。

我的 Outlook 郵件匣
我依樣畫葫蘆,在 Outlook 裡面建立了上述幾個郵件規則,把符合規則的郵件分發至個別的資料夾。然後,我按照自己的需要另外增加以下幾個郵件規則與資料夾:
  • 收件匣 - 自動通知:專用來放一些由系統自動發送給我的郵件,例如 nightly build 結果通知、網站異常偵測通知等等。
  • 成就解除:這個資料夾沒有搭配郵件篩選規則,完全是手動歸檔。用途是存放主管和同仁對你完成某項任務之後發送的感謝信,或者自己寄送的,報告工作成果的信件。這個資料夾對於年度回顧(績效考核)和個人履歷都有用處。這裡有篇文章可以參考:Create A 'Brag Folder' In Your Inbox For Easy Resume Updates
右圖所顯示的便是我在 Outlook 中設定的郵件匣。

其他有關 e-mail 的建議:
  • 撰寫郵件時,遵循三言兩語原則(三言+兩語 = 五句話):收件人和主旨不算,內文不得超過五句話。
  • 承上,別把敲鍵盤的次數浪費在 e-mail 裡面。每個人一生能夠從鍵盤敲進多少字大抵是固定的,不要在 email 裡面長篇大論,因為這些敲進 email 裡面的東西,很少會變成有用的工作。那別人寫 email 問我問題時怎麼辦呢?Hanselman 的作法是把相關議題寫進 blog 文章裡、寫在論壇、wiki、或其他文件裡,然後給對方一個連結。
  • 別在早上九點查看郵件。因為一眨眼工夫,你會發現已經是下午兩點了。
  • 不要透過 email 一來一往,好像在遠距交談,尤其是寄信給鄰座的同事。
  • 別在假日回覆與工作有關的郵件(也別接到電話就放下手邊的活動跑去遠端連線)。

使用輔助工具

掌握基本原則、方向與策略之後,剩下的就是善用工具來提升效率了。這裡會提到時間管理工具、蒐集資料以及整理資料的工具。

Hanselman 提到的幾個時間管理工具:

需要注意的是,最好同一時間只專注做一件事情,不要多工;多工時產生的 context switch 成本往往出乎我們意料地高。

再來談到蒐集資訊的部分。與其訂閱一大堆 RSS feeds,Scott 建議找到一個合你口味的、已經幫你篩選、整理好的資訊入口網站。例如:The Morning BrewThe VergeLifehacker。如同前面提過的,少就是多。在這個資訊爆炸的時代,如何去蕪存菁,快速找到自己想要的東西才是重點,正如影片標題所說的:

Batman Begins (2005)


找到想要的資料之後,會需要整理和保存資訊的工具,例如:
  • 將筆記整理於 OneNote、Google Docs、或 Evernote
  • 一時看不完,可利用「稍後閱讀」工具,例如 InstapaperPocket(我是用這個)。
  • 投影片放在 Dropbox。
  • 程式碼放在 Git 版本庫。

無論選擇何種工具,重點是要有個固定的地方來存放這些文件,以後碰到時才知道去哪裡找。Hanselman 在投影片中提到一個我常犯的毛病,就是把瀏覽器的頁籤開好多個,捨不得關,像這樣:


雖然瀏覽器啟動時會自動開啟上次沒有關閉的全部分頁,但這樣其實挺浪費記憶體,就好像抓了一堆電影其實根本看不完一樣浪費硬碟空間。這是我沒能善用「稍後閱讀」工具所產生的現象。

最後列出我經常忘記的三件事情:
  • 持續埋頭苦幹是另一種形式的怠惰——疏於思考正確的方向與更好的工作方式。
    Being busy is a form of laziness—lazy thinking and indiscriminate action. - Timothy Ferriss
  • 別讓老闆覺得你總是可以 24 小時 on-call;留得青山在啊!(如果是偶爾的特殊緊急狀況倒還好,若變成常態,肯定哪裡有問題。)
  • 寫 e-mail 時把握三言兩語原則,扼要講完。

樂在工作,自在生活! (Scott Hanselman rocks!)

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